Основные принципы

Слово «автоматизация» становится все более и более популярным для всех сфер бизнеса. Но вместе с тем пока еще далеко не все понимают, зачем действительно нужна автоматизация и какие выгоды она несет тем, кто решится на это мероприятие. Любое вмешательство в организацию бизнеса должно тщательно прорабатываться, и внедрение системы автоматизации — не исключение. Это сложный процесс, состоящий из нескольких этапов, и имеющий свои тонкости. Итак, с чего начинается автоматизация и зачем она нужна?

С чего все начинается

Решение автоматизировать предприятие не появляется на пустом месте. Ему предшествуют определенные причины. Среди основных предпосылок автоматизации можно выделить следующие: Открытие нового магазина. Раньше автоматизация была скорее исключением, чем обычным явлением. Теперь ситуация меняется, и автоматизированные предприятия становятся нормой. Все больше заказов поступает на автоматизацию новых объектов, а не на внедрения в уже существующие структуры. Так, по оценкам Павла Столярова, руководителя проектов компании «Интелис», до 70% заказов поступает на автоматизацию открываемых или только что открытых предприятий. Это означает, что постепенно люди начинают понимать, что автоматизация — действительно нужная и выгодная часть бизнеса.

Андрей Куренев, директор ООО «Кассовые системы» ГК «ИТС», также считает, что правильнее было бы всегда продумывать систему автоматизации еще до запуска объекта, так как многое на объекте зависит от оборудования, функционала программного обеспечения. Автоматизация предприятия на начальном этапе сделает его работу по-настоящему эффективной.

Переоборудование магазина, например, если владелец хочет перевести его с прилавочной формы торговли на самообслуживание. Сегодня это очень популярно, особенно для небольших магазинов, где можно ограничиться коробочной системой автоматизации (например, EasyBOX от ГК «АТОЛ», существуют и другие версии).

Важным моментом в принятии решения в пользу автоматизации часто становится выявление случаев недобросовестности персонала: воровство, подтасовка ценников. Еще одним побуждающим мотивом может стать желание «быть не хуже других». Задаваясь целью автоматизации, не все клиенты до конца осознают назначение этой системы и не особо вдаются в те возможности, которые дает внедрение. Некоторые решают автоматизировать предприятие просто потому, что у конкурента автоматизация уже настроена. «Если автоматизация проводится просто потому, что клиент хочет, чтобы было «как у соседа», она не будет эффективной», — отмечает Павел Столяров. Чаще всего решение об автоматизации связано с желанием более эффективно построить бизнес. «Обычно к вопросу автоматизации клиент приходит, осознав существующие сложности своего бизнеса. Управленец пытается найти «большую кнопку», решающую все его проблемы и задачи», — говорит Олеся Алимова, руководитель направления по развитию клиентской сети ГК «Пилот».

Успешный проект — продуманный проект

Подготовка к автоматизации начинается задолго до непосредственно внедрения системы на предприятии. Есть два ключевых момента, от которых будет зависеть, насколько успешным будет в итоге проект.

Первый ключевой момент в начальном этапе автоматизации — определение задач. Важно понять, зачем нужно заказчику внедрение. Задачи зависят от понимания клиентом общей идеи автоматизации бизнеса. Иногда заказчики видят в автоматизации только инструмент учета товародвижения. Взаимодействие с такими клиентами, как правило, заканчивается практически сразу после установки системы. Но все больше клиентов, обращающихся к интеграторам, четко ставят цели, которых хотят достичь с помощью автоматизации, и стремятся как можно больше узнать о возможностях внедренной системы. С такими заказчиками сотрудничество получается наиболее плодотворным, а возможности внедрения используются в полной мере: учет товародвижения, анализ товарооборота и ассортимента, почековая аналитика продаж, проведение ревизий, контроль работы персонала, настройка связей с бухгалтерией, дисконтные программы, обучение сотрудников. Такие клиенты и дальше активно взаимодействуют с интегратором, устанавливают обновления и следят за техническими новинками. По словам Андрея Куренева, понимание клиентом задач и логики процесса реализации проекта — это уже 50% успеха.

Если клиент не до конца осознает возможности и задачи внедряемой системы, то интегратор часто сталкивается с нестандартными пожеланиями со стороны заказчика. «Нестандартные пожелания, как правило, связаны с изменением форм документов, отчетов, реже — с изменением функционала программного обеспечения, — рассказывает Андрей Куренев. — В таких случая мы стараемся не изобретать велосипед, а пробуем настроить учет клиента под готовые, уже хорошо зарекомендовавшие себя решения, например, Frontol от ГК «АТОЛ». Были случаи, когда нашими силами проводилась первая ревизия магазина, который мы переводили с бумажного на автоматизированный учет».

Иногда нестандартные пожелания вызваны непониманием принципов работы различных программных продуктов. «Бывает, нас просят о внедрении автоматизированного учета в ПО, абсолютно для этого не предназначенного, — например, «1С Бухгалтерия», — говорит Павел Столяров. Эта программа вообще не для розницы, но заказчики не хотели менять ее на что-то другое».

Второй ключевой момент — правильный выбор интегратора. Сегодня компаний, предлагающих комплексную автоматизацию, очень много. Готовность к взаимодействию, открытость компании, большой опыт запуска автоматизированных объектов — вот те качества, которые свидетельствуют о надежности интегратора и гарантируют в итоге эффективность проекта. Чаще всего клиенты сами обращаются в ту или иную компанию благодаря рекламе или найдя информацию об уже проведенных внедрениях. Здесь немаловажную роль играют опыт компании и конкретные цифры из уже готовых проектов. По словам Олеси Алимовой, часто клиенты обращаются к интегратору по рекомендации своих знакомых, имевших опыт работы с ним.

Есть несколько аспектов, определяющих выбор наряду с рекомендациями. Большинство интеграторов склоняются к тому, что решающую роль играет стоимость внедрения. Именно цена проекта является камнем преткновения для многих предприятий, особенно небольших. Нельзя отрицать, что автоматизация — достаточно затратный проект. Поэтому Павел Столяров рекомендует всем, кто собирается автоматизировать свое предприятие, копить деньги.

Еще один аспект, влияющий на выбор, — качество оборудования и функционал ПО. Набор функций ПО, необходимых для маленького магазина или кафе, будет значительно отличаться от потребностей супермаркета или торговой сети. Для малых предприятий вполне подойдут коробочные решения по автоматизации, представленные сегодня на рынке. Коробочное решение содержит в себе и POS-систему со всей необходимой периферией, и ПО для автоматизации товарного учета. Решение по принципу «автоматизация из коробки» станет настоящим спасением для небольших предприятий с ограниченным бюджетом.

Для более крупных предприятий из-за большего количества проблем, требующих решения, коробочные решения панацеей стать не могут. Таким предприятиям нужны более мощные POS-системы — так называемые программно-аппаратные комплексы и ПО с расширенным набором функций. Так, POS-система ForPOSt от ГК «АТОЛ» имеет несколько специализаций: для магазинов продуктовой и непродуктовой розницы, предприятий индустрии питания и автоматизации дополнительных официантских рабочих мест.

Немаловажным также являются возможности интегратора в области дальнейшей технической поддержки. «В розничной торговле даже минимальные задержки в ремонте или замене обслуживания, перенастройки ПО имеют огромное влияние на оборот магазина и прибыль, — отмечает Андрей Куренев, — поэтому интегратор всегда должен быть готов оказать необходимую техническую поддержку своим пользователям».

Кроме этого, некоторым пользователям важен внешний вид оборудования. Однако внешний вид не относится к определяющим выбор параметрам.

Приступаем к внедрению

Когда заказчиком определены задачи автоматизации, выбран интегратор и достигнуто принципиальное соглашение о сотрудничестве с ним, начинается процесс переговоров. Уже на этом этапе интегратор обследует объект и помогает компании-заказчику более четко сформулировать задачи автоматизации. Конечно, все заказчики разные, но общие принципы и дальнейшие этапы работы для всех сходны. Сначала следует техническое задание от заказчика и коммерческое предложение от интегратора, затем — предоплата, поставка оборудования и ПО, проводится запуск проекта; инсталляция программного обеспечения back-office; обучение персонала заказчика основным торговым операциям; монтаж и настройка всего оборудования; запуск объекта в обучающем режиме; авторский контроль в течение одного-двух дней.

В дальнейшем осуществляется техническая поддержка клиента. Сюда могут входить обслуживание контрольно-кассовой техники и весового оборудования, консультации по работе с программным обеспечением, организация подменного фонда оборудования и другие операции, оговоренные в договоре.



Всего просмотров: 9684
Оценка пользователей: (не забудьте оценить)
Проголосовали: 2323, средняя оценка: 2,9

Комментарии:
При публикации комментариев, не допускается использование html кодов, размещение ссылок, не цензурных слов и т.п. Текст не на русском языке или на транслите публиковаться не будет!

Имя:    E-mail: